ビジネスにおける「英語で電話」を乗り切るための6つのコツ・心構え

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ビジネスにおける「英語で電話」を乗り切るための6つのコツ・心構え

海外の取引先から突然電話がきて英語での対応をしなくてはならない。

社会人ならよくある場面だと思います。

巷では「電話の英会話本」や「電話応対英語セミナー」などがありますが、一サラリーマンである私が考える、英語で電話を乗り切るための6つのコツと心構えについてご紹介したいと思います。

ちなみに、経験者の人にはご理解頂けると思いますが、TOEIC Listeningを100時間勉強するより、英語で電話を5分した方がリスニングスキルが上がりますので、「英語で電話」から意図的に避けているTOEIC学習者も、この5つのコツ・心構えを読んで是非チャレンジしてみてください。

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英語で電話のコツ・心構え 1:「間」を作らない

【効果的なシチュエーション】

自分から電話 相手から電話
社内電話
社外電話

一般的な電話での英会話本やサイトであれば、「英語で電話する時に使う鉄板表現 50」とかから入ると思いますが、私はそんなことよりも大事だと思うことがあります。

私が新卒で入社した商社から今日まで、10年間以上毎日「英語で電話」をしてきて、重要だなと感じるのは「会話の中で間を作らない」ことです。

人にはそれぞれ自分の会話のペースがありますよね。

女性は(男性と比べて)細切れに話をする傾向にありますし、男性は(女性と比べて)長いフレーズで完結的に話をする傾向にあります。

また、話すスピードが速い人もいれば、ゆっくりの人もいます。

加えて、声が大きい人もいれば、小さい人もいます。

そして当然、英語が得意な人もいれば、苦手な人もいます。

こういった特徴をもちながら話をするのって基本的に難しいですよ。

なんだか「できて当たり前」みたいにされていますけど。

仮に、仲が良い昔からの友人と英語で話すとすれば、それは全く問題ないと思いません?

細切れのチャンツで話すのか、スピードが速いのか、声が大きいのか、英語が得意なのか、これらのことを理解しているからです。

でも、「英語で電話」をする相手って、基本的にあまり知らない人じゃないですか。

いくらビジネス上で関わりがあったとしても、「仲が良い昔からの友人レベルか?」と聞かれたら違うはず。

こういった環境下、「英語で電話」を成功させるには以下のことを達成することが必要不可欠です。

・ 自分から電話をかける場合 = 電話した目的を伝え、回答を得る。

・ 先方から電話があった場合 = 電話した目的を理解し、回答をする。

これらの目的をシンプルに且つ正確に実行するには、会話のリズムが非常に重要だと思います。

私は何度も、この「会話のリズム」が合わずにことごとく失敗してきました。

例えば。

電話ではなくて、対面の会話もしくは「日本語で電話」では以下のようなやりとりが成立しますよね?

(A) 「あの、PO No. xxxの件なんですけど」

(B) 「ああ、あの件ですね」

(A) 「そうそう、実は訂正しなくてはいけない箇所がありまして」

(B) 「あら、そうですか。どこですか?」

(A) 「発行日が2017年じゃなくて2016年になってたんですよ。すみません」

(B) 「わかりました」

これが英語だとなかなか成立しづらいんです。

(A) “Well, I would like to talk with you about PO No. xxx.”

(B) “…… OK. Thank you for your kind order. It is 〜”

(A) “Yeah, yeah, hahaha…”

(B) “…… OK, Ok …”

(A) “……Can I?”

(B) “Yeah, what can I do for you?”

わかりますかね。この歯切れの悪さ。

一応、話は進んでいます。

でも、会話のリズムは決してよくないので、相手が理解しているのかどうかもよくわからない。

最初に例として挙げた会話のリズムとは、間違いなく異なるということだけはご理解頂けると思います。

このリズムの悪さを解消するに当たって、「会話中の間を作らない」ことが大事だと思うようになってきました。

「英語で電話」をする場合、以下のようなリズムで話した方がいいと思います。

(A) “Well, I would like to modify the issuance date of PO No. xxx.”

(B) “OK”

(A) “Actually, it was supposed to be 2017, but we made it as 2016.”

(B) “OK!”

といった具合です。

まぁこんなうまい具合にいくかどうかは実践してみないとわかりませんが、とにかくお伝えしたいことはご理解頂けたかと思います。

先述したような女性っぽく細切れに会話を成立させるのではなく、男性っぽく言いたいことをなるべく多く一つのフレーズで言い切ってしまうことが重要だと思うのです。

英語の技術云々ではありません。

しかしながら、このように間を作らずにバババっと話し、自分の意思を明確に伝えてしまうことが「英語で電話」における最重要事項かなと考えています。

英語で電話のコツ・心構え 2:聞き取れなかったら、”Ha!?”と逆ギレする

【効果的なシチュエーション】

自分から電話 相手から電話
社内電話
社外電話

英語の技術ではないついでにこちらもご紹介いたします。

社内・社外関係なく、聞き取れなかったら”Ha !?”と聞き返しましょう。

日本語でいうところの、「なんとおっしゃいました?」なんて丁寧なトーンではありませんよ。

「はぁぁ !?」でいいんです。

これも、経験者の人なら納得頂けると思いますが、アメリカ人・中国人・シンガポール人、それと一番ひどいのはインド人、この辺の人たちはみんな同じように “Ha !?”と言ってくるため。対抗策ですよ。

かといって彼ら・彼女らは実際にキレているわけではありません。

ただ単に何を言っているのか分からないから、聞き返しているだけ。

日本人とは違い、彼ら・彼女らは「自分のリスニングスキルがないから聞き取れなくて申し訳ないな・・・」なんて微塵も感じていません。

「俺が聞き取れないのは、お前の話す英語が下手だからだ」くらいに思ってますよ。あいつら。

だったら、我々日本人も同じように言ってやりましょうよ。

普通に、「は?」じゃダメですよ。

逆ギレする感じで”Ha !?”で丁度いいですから。

英語で電話のコツ・心構え 3:質問(= 確認)をして、その後に意見を述べる

【効果的なシチュエーション】

自分から電話 相手から電話
社内電話
社外電話

国際電話ですと、相手の英語のクセが強くて聞き取れないだけではなく、電波状況が著しく悪いことで聞き取れないことも多々あります。

結果的に、

「xxxとかxxxって単語が出てきたから、恐らくxxxxについて話しているとは思うんだけど・・・」

といった感じで全体の6割くらいしか理解できていないことってよくあると思うんですよ。

で、残りの4割を埋めるのは、確認作業しかありません。

こんな風に ↓

You say 〜

You mean 〜

That is, 〜

Let me clarify again 〜

I want to check it again, but 〜

My understanding is … but, correct?

とどのつまり、「私の理解は〜ですが、合っていますか?」ということを伝えるのです。

合っていれば、良かったとなりますし、間違っていたら、もう一度説明してもらうだけ。

何度も繰り返していいと思います。理解していないんですから。

ただ、ここまでは一般的な対応方法だと思いますが、私の場合は、その後に意見を述べることも付け加えるべきだと考えます。

(A) 「私の理解としては、ロンドン支店としては販促品としてTシャツを来年の4月までに1,000枚作りたいということでよろしいですか?」

(B) 「はい、合っています」

(A) 「では、香港支店としても同様の販促品を考えていたので、コスト削減もかねて500枚追加してください」

これでワンセットにしてください。

相手の言っていることをただ聞くだけならだれでもできます (TOEICのListeningと同じです)。

が、その上で TOEIC Speakingの如く、自分からも発言することで会話のリズムも生まれますし、相手にとっては「自分の言っていることが正確に伝わっている」ということを再確認できますので大変有効です。

英語で電話のコツ・心構え 4:「電話での英会話集・フレーズ集」は見ない

【効果的なシチュエーション】

自分から電話 相手から電話
社内電話
社外電話

4つ目のコツは、巷に溢れている「電話での英会話集・フレーズ集」は見ないということです。

まぁ、何を言ったらいいか全くわからないって人は参考にしてもいいとは思いますけど。

ただ、こういうのを読んで「英語で電話」に臨む人を何人を見てきたのですが、なんといいますか「ドラマ・演劇の台本」のように暗記していまして。

実際に電話を取る時には、

”Hi … How are you? …May I ask who is calling…??? (ガクガク)”

といったように、さながら演技が下手な俳優のように英会話集をただただ棒読みしているだけです。

いや、ダメではないです。

ダメではないですけど、「英語で電話」って一度だけやればいいものですか?違いますよね?

恐らく今後も継続的に英語で電話対応する必要があると思います。

だとしたら、一時的に暗記しても仕方ないんです。

完全に自分のものにしなくてはいけないんです。

「電話での英会話集・フレーズ集」を机の上に置いておいて、必要な時にだけ参照するようでは自分のものにはできませんよ。

入り口としては参考にしてもいいですが、毎回頼っていてはダメです。

「電話での英会話集・フレーズ集」は見ないようにしましょう。

英語で電話のコツ・心構え 5:テンプレは使う

【効果的なシチュエーション】

自分から電話 相手から電話
社内電話
社外電話

一般的な「英語での電話対応方法」とは異なることばかりご紹介してきましたが、やはり電話英語のテンプレは大事です。

『「電話での英会話集・フレーズ集」は見ない』でも取り上げましたが、最初はそういったフレーズ集を参考にして、自分の頭の中のテンプレとして記憶に刻みます。

で、何度も何度も繰り返ししゃべります。

次第に自分の言葉になります。

テンプレを作るまでもいかないけど、ごく稀に使うような表現については手書きの付箋を作ってデスクに貼っておけばいいと思います。

ビジネス電話でのテンプレと、ビジネスメールでのテンプレはそこそこ相性がいいので、そのまま流用できたりしますしね。

デスク上から付箋がなくなったら、あなたの「電話で英語」スキルは確実に成長しているといえるでしょう。

英語で電話のコツ・心構え 6:要点・目的だけは書いておく

【効果的なシチュエーション】

自分から電話 相手から電話
社内電話 N/A
社外電話 N/A

私が今でも実践しているのはコレです。

以下のようなメモ書きを書いています。

1.Can you let me know the due date?

2.Please cc copy to me from next e-mail communication.

3.Do not forget to submit the sales result for July.

これの有能なところは、

・ 文字に起こすことで自分の中で何をすべきなのかが整理ができる

・ 目的を達成したかどうかをチェックすべく、電話中にチェックリストとして活用出来る

・ 電話している最中、知らない間に話が逸れても忘れることがない。

・ そのまま台本になる

こんな感じです。

緊張もほぐれますし、アナログな感じではありますが英語初心者には最適だと思います。

しかしながら、あくまでも「メモ書き」程度に留めておいたほうがよいです。

「台本」になってしまいますと、台本に載っていないことについては何も対応できなくなってしまいますので。

そもそも電話での会話なんてどんな話になるかわかりません。

それを台本で乗り切れるとは思わないほうがいいです。

ということで、ビジネスにおける「英語で電話」を乗り切るための6つのコツ・心構えをご紹介してまいりました。

あくまでも私の経験則ですので、自分の中の「英語で電話メソッド」をいち早く確立することをおすすめいたします。

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