英文メールの基礎を分かっていなかった私

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なたは英語でメールを打つ機会がありますか?私は ほぼ毎日です。しかも1日20通以上。

商社マン時代に数多くの英文メールを作ってきましたし、多くの人の表現だとか単語の使い回しとかを見て参りましたので、そこそこ「英語でメールを作る」ということには自信がありました。

が、現職で色んな人に指摘を受けるのですが、私の英文メールはまだまだということが分かったんです。



私の外国人の上司曰く、



「Koの英文メールは物事を伝える分には問題ない。


 但し、メールどうこうではなく、そのメールを打つ目的をも踏まえて、


 より高度なレベルのモノにすべきだ」とのこと。









例えば、これから友好関係を構築したい取引先に対するメールとして、



“Please find attached the product catalogue.”


と送るだけでは、物足りないと言いますか、まだまだなんだそうです。





「これが正解」というものは基本的にはありませんが、私が教わったのは、



“I am pleased to send the product catalogue as per attached”



という表現に変更するのに加えて、



“After your careful checking, could you kindly provide us 

 your confirmation by return?”








などのように、ただ送るだけではなく、


「その次のアクションを見据えたコメント」


をも踏まえた内容にしなさい、と言うこと。








これって、営業職ならではの話かも知れませんが、

こういった「+ α」が欠如していたことは確かでした。

ただただ、事務的に「送る」とか「聞く」とかだけをメールで実践していましたね・・・。








でも、ネット上に溢れている「英文メールのサンプル集」とかって、

流石にそこまで書いていないじゃないですか?



「相手の人はこういうことを求めているから、最後に


 ”Should you have any queries, please feel free 


 to contact me”を付け足しなさい」とかって(笑)







そういう意味では、巷に出回っている英文メールサンプル集って、 


ただ単に「和訳集」ってことですよね。


そのまま引用したら失敗しそうです。








Biz 英語における「敬語」も似たような指摘をされました。



私の中では「英語に敬語なんぞない!」と商社マン時代には思っていたんですが、

いわゆる日本語で言う敬語に該当するものは無いかも知れませんが、

Biz 英語にて使用されるべき、丁寧な表現ってやっぱりあるんですよね。






・・・正直、今の会社に入って指摘されるまで全然分かっていませんでした (泣)







それは例えば、メールの頭に必ず、


“Firstly, I express our sincere gratitude to your continuous support…”


から入るべきとか、何かに対して反論する際には、必ず


“I fully understood your requirement and situation…”



と言った表現を加えてから、自分たちの話を切り出すとか・・・。







日本語では結構普通に出来ているのですが、英語では同じことをしていませんでした。







で、何故か?と考えましたら、




(私がやり取りする) 外国人からはそんなメールが一切こないので、


私としても、特にそこに気を使わなくてもいいのかなぁ~




って、思ってしまったからだと。







偏見かも知れませんが、大抵の外国人からのメールって、

粗くて (?)、シンプルなものだと思います。






で、私もそれで全然問題ないと思うんですよね (今でも)。







・・・ですが、私の上司としては そこにレベルを下げて考えてしまってはダメだと。






うーん、なかなか難しいです。




変な葛藤がありますが、こういった一歩上の英文メールを勉強出来ることは

決して将来無駄にはならないと思いますので、今出来ることをしたいと思います。

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